公司文件管理制度怎么写
公司文件管理是公司行政管理的重要工作内容之一,从而文件管理本身也需要一定的管理规则和准则。文件管理的内容因公司不同而略有差异,但文件管理制度的拟定、写作基本脱不开以下的内容和重点。
一、文件管理的组织。
对于公司文件管理的制度,首先要明确文件管理的归属部门或岗位,并明确公司文件管理中所涉及的起草者、拟定者、修订人、审核人、批准人、保管人(电子版本和纸质版本)、实施者和执行者。这个组织基本涵盖了文件管理从起始到执行、落地的所有岗位和责任人。
二、文件的文字规范。
为了统一公司的文件管理标准,规范管理公司的制度文件,文件管理制度的内容要涉及文件自身所使用的大标题字号、小标题字号、子标题字号、文件具体内容字号、页眉包含的内容字号及其字体等文字规范。
三、文件的上下左右边界确定。
文件管理制度要对文件的留白处做出明确规定,说白了,就是要规定好上下左右文字与纸张边界之间的具体距离。
四、文件版本号。
文件管理制度应明确文件的版本号,修订记录、修订记录、修订后版本的设置标准、修订日期、修订人。
五、文件生效日期。
文件管理制度应设计好说明文件生效日期的响应位置。
六、文件内容的固定格式。
一般来讲,文件管理制度对于文件的内容格式做出具体的说明,给出明确的格式。一般来讲,一个文件的主体格式一般包含目的、适用范围、文件管理的职责、定义、内容、相关文件、相关表单、安全和附件。
七、文件的合法性。
对于涉及员工利益的制度文件,要明确其合法性的内部流程,使制度本身的内容和执行过程符合国家相关的法律法规,如工会对文件的意见、文件的公示、文件培训的记录、员工培训签字等。如果文件本身就不合法规,执行起来本身就违法,制度也就不成为制度了。
八、文件期限。
制度文件要明确文件生效的日期和失效的期限,为了让文件更加适合公司的发展和变化,文件管理制度要明确文件修订的期限,一般情况下都是335天,即一年期限到期前一个月就要开始对文件进行修订、复核、批准,以便一年到期是文件的修订版能够生效。
九、文件的页眉。
一般来讲,文件所使用的页面在页眉上应有固定的格式,其内容一般由公司的徽标和公司名称组成。
小结:其实文件管理制度的核心内容主要是对文件的标准化、规范化予以说明,并制定其合法性的颁布流程,其目的在于公司制度文件管理更加便捷、有效。这份文件的起草并不难,相信网上有很多不同的版本,题主可以根据公司的具体情况参考使用。
延伸阅读
国家规范性文件管理办法
1、首先,要建立国家规范性文件制定管理机构,明确职责,规定组织机构及其职能。
2、根据国家规定,制定国家规范性文件及其修改、发布、实施等程序,建立完善的国家规范性文件管理体系,及时发布更新内容。
3、根据国家法律法规,对国家规范性文件的制定、修改、发布、实施等工作进行全面管理,确保国家规范性文件的有效实施。
4、要健全国家规范性文件的审查制度,加强对国家规范性文件制定、修改、发布、实施等工作的监督检查,确保国家规范性文件的有效实施。
5、要建立完善的国家规范性文件的审批制度,确保国家规范性文件的正确性、合法性和有效性。
6、要建立有效的国家规范性文件的实施管理制度,确保国家规范性文件的有效实施。
合同和文件的管理制度
合同档案管理原则 1、合同档案管理实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理。 合同文档管 合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分,也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档案记载的内容,依法维护单位的权益。其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。 合同文档管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件:防火,防潮。 7、合同文档必须专人负责。 合同文档管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件:防火,防潮。 请采纳答案,支持我一下。
文件管理国家标准
涉密文件管理规定
一、收文制度
接收国家秘密文件、资料,密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄登记,接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。
二、发文制度
分发国家秘密文件、资料,必须严格按照规定的范围发放,不得擅自扩大范围。发文人员应履行登记、编号、签收手续,并严格分发范围,遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。
传递涉密文件、资料应当通过保密员进行,文件应包装密封,严格按规定登记签收。
文档管理办法
为加强学院文书档案管理工作,使文件管理科学化、规范化,现制定有关管理制度。 一、文书档案资料归档制度 1、学院及各单位的工作计划、总结、各类专题总结报告,学院主要领导的发言稿,每学期考试成绩统计,各类报表,重要教学活动和教改经验总结,被刊登的文章,指导及经验介绍等。 2、校内外学科竞赛优胜者名单、名次、成绩、专题上报材料等。 3、各类奖惩材料,学生花名册及各种统计报表,各种活动记载等。 4、图书仪器、设备增减、统计材料、固定资产登记、校舍设施改造检修记录、基本建设整套资料、有关合同等。 二、文书档案管理工作人员职责 1、档案管理人员经常认真学习理论和党的方针政策。 2、档案员要加强业务学习,努力提高文书档案的管理水平,使文书档案更好地为学校工作服务。 3、做好文书档案资料的报关和保密工作,做到档案内容不外传,资料不损坏、不散失。 4、经常做好档案资料的收集、整理和归纳工作。 三、文件登记传阅制度 1、上级来文及来往重要公文,都需经办公室收文登记、编号手续。 2、上级来文及来往重要公文,登记后贴上文件传阅单,经领导签约意见后转有关部门传阅和办理。 3、对传阅的文件凡属办公室催办的,及时了解办理情况,属有关部门办理的,及时催办归档。 4、办公室定时做好文件的清理及归档工作,如发现文件缺少应及时追查。 5、办公室所有文件每学期期末进行一次清点。 四、文书档案借阅制度 1、查阅档案时防止损害档案。 2、不得在档案上作任何标记和符号,不准撕毁、涂改档案。 3、查阅者不能擅自借阅与其利用目的无关的档案。 4、文书档案一般不借出,如确因工作需要必须借用时,应征得办公室负责人同意办理借阅手续,并做好保密工作。 5、外单位因工作需要来本单位查阅档案,需凭单位介绍信、经办公室负责人同意方可查阅,但一律不外借。
涉密文件管理制度
保密文件管理规定
一、涉密文件的拟制、印刷、传递、承办、借阅、保管、归档、移交和销毁,必须严格履行审批、清点、登记、签收等手续。
二、涉密文件由单位保密员统一管理,阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密的场所进行,对密级文件必须实行专人保管,专册登记,专柜存放,个人不得私自保存涉密文件资料。
三、发出、收到和内部运转的涉密电报、文件、资料,必须登记、编号,在交接时,必须履行签字手续。外出开会发的秘密文件,要妥善保管,回单位后及时交给保密员处理;
四、传阅涉密文件、资料,由保密员直接传递,不得任意横传。因工作需要长时间使用的,要向保密员办理手续。
五、涉密文件、资料,不经上级同意,不得自行扩大阅读范围,不得自行复印、翻印或转载,不得向规定范围以外的人员泄露。
六、凡因工作需要复印、印制涉密文件资料,应按规定办理相关手续。复印后的涉密文件资料按涉密文件管理。
七、确因工作需要携带涉密文件资料外出的,需经主管领导批准并采取相应的保密措施。不准在公共场所停留、游览、购物、探亲访友等,返回单位后要及时交保密员保管,确保国家秘密安全。
八、干部调动工作时,应将自己使用的文件、资料进行清理,全部 移交。
九、涉密文件资料的清退和销毁。阅办的涉密文件应当及时清退,需要销毁的涉密文件资料,经主管领导批准后,登记造册,交由区保密局统一集中销毁,个人均不可自行、随意销毁。严禁将各类涉密载体或者内部资料、刊物当废品出售。对违反保密规定,使涉密文件资料发生失泄密的,依照国家法律和有关规定严肃处理,追究责任。
十、涉密文件资料须定期收回上交,发现丢失,及时汇报并立即追查处理。